Een goede printer voor een bedrijf moet meer kunnen dan alleen netjes een vel papier bedrukken. Zodra meerdere mensen dezelfde printer gebruiken of er dagelijks flinke stapels documenten uitkomen, worden snelheid, betrouwbaarheid, printkosten en papiercapaciteit ineens veel belangrijker.
Dat geldt voor een MKB-bedrijf, een afdeling binnen een grotere organisatie, maar ook voor een ZZP’er die veel meer print dan de gemiddelde thuisgebruiker.
In deze gids kijken we daarom specifiek naar de zakelijke printer. Niet naar de goedkoopste printer voor thuis en ook niet naar enorme professionele printsystemen, maar naar de printer die in een kantoor dagelijks zijn werk moet doen.
Een belangrijk uitgangspunt daarbij: koop niet automatisch de zwaarste printer die je kunt betalen. Een printer die voor een groot kantoor is ontworpen, kan voor een klein bedrijf onnodig duur en groot zijn. Andersom kan een goedkope consumentenprinter behoorlijk tegenvallen zodra meerdere mensen hem intensief gaan gebruiken.
Inhoud van dit artikel
- Beste kantoorprinters uit de test
- Wanneer heb je een zakelijke printer nodig?
- Welke eisen stel je aan een goede kantoorprinter?
- Laserprinter of inkjetprinter voor kantoor?
- Zwart-wit of kleur?
- Printkosten en totale kosten
- Hoe snel moet een zakelijke printer zijn?
- Papiercapaciteit en papierladen
- Automatisch dubbelzijdig printen
- Scannen en kopiëren op kantoor
- Automatische documentinvoer en dubbelzijdig scannen
- Netwerkprinter voor meerdere gebruikers
- Printerbeveiliging op kantoor
- A3 printen op kantoor
- Onderhoud en betrouwbaarheid
- Welke zakelijke printer past bij jouw bedrijf?
- Bekende merken zakelijke printers
- Veelgestelde vragen over kantoorprinters
- Conclusie
Beste kantoorprinters uit de test
Hieronder vind je de beste kantoorprinters uit onze test. Daarbij kijken we naar verschillende soorten zakelijk gebruik. Een kleine onderneming heeft immers andere eisen dan een afdeling waar de printer de hele dag door wordt gebruikt.
- De beste printers voor zakelijk gebruik volgens de experts
- De beste printers voor een ZZP of thuiswerker
In het overzicht vind je zowel laserprinters als inkjetprinters en zowel printers die uitsluitend kunnen printen als multifunctionele modellen waarmee je ook kunt scannen en kopiëren.
Let bij het vergelijken vooral op het gebruik waarvoor de printer bedoeld is. Een printer die uitstekend presteert bij een paar honderd pagina’s per maand is niet automatisch geschikt voor een afdeling waar dagelijks grote hoeveelheden papier worden verwerkt.
Wanneer heb je een zakelijke printer nodig?
Voor een eenmanszaak die iedere week een paar documenten print, kan een goede consumentenprinter prima voldoen.
De situatie verandert zodra de printer onderdeel wordt van het dagelijkse werkproces.
Moeten meerdere medewerkers dezelfde printer gebruiken? Print je iedere dag tientallen of honderden pagina’s? Worden er regelmatig rapporten, facturen of andere grote documenten afgedrukt? Dan zijn de eigenschappen van een zakelijke printer belangrijker.
Een zakelijke printer is meestal gebouwd met hogere gebruiksvolumes in gedachten. Dat betekent niet alleen een hogere snelheid. Ook de papiercapaciteit, netwerkfuncties, invoer van documenten, verbruikskosten en mogelijkheden voor beheer kunnen beter aansluiten bij een kantooromgeving.
Voor een ZZP’er die veel print, kan zo’n printer overigens net zo interessant zijn. Het verschil zit niet in het aantal medewerkers, maar in wat je van het apparaat vraagt.
Welke eisen stel je aan een goede kantoorprinter?
De beste kantoorprinter is niet simpelweg de printer met de hoogste snelheid of de meeste functies.
Je moet vooral kijken naar de manier waarop de printer binnen het bedrijf wordt gebruikt.
Voor de meeste zakelijke situaties zijn de belangrijkste punten:
- lage kosten per afdruk;
- voldoende snelheid;
- betrouwbare werking;
- voldoende papiercapaciteit;
- automatisch dubbelzijdig printen;
- goede netwerkondersteuning;
- een geschikte scanner en automatische documentinvoer als je veel scant;
- kleur als dat voor het werk nodig is;
- goede beveiligingsmogelijkheden bij vertrouwelijke documenten.
Niet iedere kantoorprinter hoeft al deze functies te hebben. Een printer voor een klein administratiekantoor hoeft bijvoorbeeld geen A3 te kunnen printen als daar nooit A3-documenten worden gemaakt.
Laserprinter of inkjetprinter voor kantoor?
Laserprinters zijn traditioneel sterk vertegenwoordigd op kantoren. Ze zijn goed in het snel verwerken van grote hoeveelheden tekstdocumenten en staan bekend om hun scherpe tekstafdrukken.
Maar het is te simpel om te zeggen dat een laserprinter altijd de beste zakelijke printer is.
Moderne zakelijke inkjetprinters kunnen eveneens snel en relatief voordelig printen. Vooral wanneer veel kleur wordt gebruikt of wanneer lage kosten bij een wat lager printvolume belangrijk zijn, kan een inkjet een interessante keuze zijn.
Wanneer is een laserprinter interessant?
Een laserprinter ligt voor de hand als je vooral documenten met tekst print en regelmatig grote hoeveelheden papier verwerkt.
Denk aan administratie, facturen, contracten en rapporten.
Een ander voordeel is dat toner niet opdroogt zoals vloeibare inkt. Dat kan handig zijn wanneer de printer soms een paar dagen of weken minder wordt gebruikt.
Wanneer is een inkjetprinter interessant?
Een zakelijke inkjetprinter kan aantrekkelijk zijn wanneer kleur belangrijk is en je regelmatig grafieken, afbeeldingen of ander kleurrijk materiaal afdrukt.
Ook bestaan er inkjetprinters met grote inkttanks. Die zijn vooral interessant voor bedrijven die veel printen maar niet noodzakelijk in zeer korte tijd enorme stapels documenten hoeven te verwerken.
Kijk dus naar je eigen printwerk in plaats van blind voor laser of inkjet te kiezen.
Zwart-wit of kleur?
Een zwart-witprinter kan een uitstekende zakelijke keuze zijn als vrijwel alle documenten uit tekst bestaan.
Waarom zou je immers betalen voor kleur als je die nooit gebruikt?
Voor veel administratie, facturen en interne documenten is zwart-wit voldoende.
Toch kan een kleurenprinter op kantoor handig zijn. Een grafiek, presentatie, logo of rapport komt nu eenmaal anders over wanneer kleurinformatie ook daadwerkelijk zichtbaar is.
Heb je maar één printer in het bedrijf, dan is kleur het overwegen waard. Heb je meerdere printers, dan kan het juist slimmer zijn om een snelle zwart-witprinter voor het bulkwerk te combineren met een aparte kleurenprinter.
Dat laatste kan financieel interessanter zijn dan één apparaat zoeken dat alles zo goed mogelijk moet kunnen.
Printkosten en totale kosten
De aanschafprijs van een zakelijke printer is maar een deel van de kosten.
Bij intensief gebruik zijn de kosten voor toner of inkt veel belangrijker. Een verschil van een paar cent per pagina lijkt klein, maar bij tienduizenden pagina’s per jaar loopt het bedrag snel op.
Kijk daarom niet alleen naar de prijs van de printer, maar naar de totale kosten over meerdere jaren.
Wat zijn de echte printkosten?
Vergelijk de opbrengst van toner of inkt met de prijs van het verbruiksmateriaal. Daarbij moet je rekening houden met het feit dat de opgegeven opbrengst gebaseerd is op gestandaardiseerde omstandigheden.
Een pagina met weinig tekst gebruikt bijvoorbeeld veel minder toner dan een pagina waarop bijna het hele vel met afbeeldingen is gevuld.
Voor een bedrijf is het daarom verstandig om uit te gaan van het eigen printgedrag.
Vergeet onderhoudsonderdelen niet
Bij sommige zakelijke printers zijn er naast toner of inkt andere onderdelen die na verloop van tijd vervangen moeten worden.
Denk bijvoorbeeld aan onderdelen die verantwoordelijk zijn voor het overbrengen of fixeren van de afdruk.
Dat betekent niet dat zo’n printer ongunstig is. Bij een printer die veel pagina’s verwerkt, kunnen onderhoudsonderdelen juist onderdeel zijn van het normale ontwerp.
Maar het is wel iets om mee te nemen wanneer je zakelijke printers op lange termijn vergelijkt.
Hoe snel moet een zakelijke printer zijn?
Snelheid wordt belangrijk zodra meerdere mensen dezelfde printer gebruiken.
Als één medewerker een rapport van honderd pagina’s afdrukt terwijl drie collega’s ook iets nodig hebben, kan een trage printer behoorlijk irritant worden.
Toch is de hoogste opgegeven printsnelheid niet altijd noodzakelijk.
Een ZZP’er die dagelijks twintig pagina’s print, heeft weinig aan een printer die ontworpen is om honderden pagina’s per minuut te verwerken. Voor een afdeling waar continu printopdrachten klaarstaan, ligt dat natuurlijk anders.
Kijk ook naar de tijd tot de eerste pagina
Bij kleine printopdrachten is de tijd voordat de eerste pagina uit de printer komt vaak belangrijker dan de maximale printsnelheid.
Een printer die enorm snel werkt zodra hij eenmaal bezig is, kan bij een document van één pagina alsnog relatief lang nodig hebben om te starten en de opdracht te verwerken.
Voor een kantoor met veel kleine printopdrachten kan dat verschil in de praktijk merkbaar zijn.
Papiercapaciteit en papierladen
Een printer die regelmatig wordt gebruikt, moet voldoende papier kunnen bevatten.
Als een printer maar weinig papier kan opslaan, moet iemand voortdurend de lade bijvullen. Dat lijkt een klein ongemak, maar bij dagelijks gebruik wordt het al snel een irritatie.
Voor een klein kantoor kan één ruime papierlade voldoende zijn. Bij grotere printvolumes kan een extra papierlade interessant zijn.
Meerdere papierformaten
Sommige bedrijven gebruiken niet alleen standaard A4-papier.
Misschien moet je briefpapier, enveloppen of ander papier gebruiken. Dan is het handig als de printer verschillende papiersoorten en formaten praktisch kan verwerken.
Een extra invoerlade kan hierbij handig zijn. Zo hoef je niet iedere keer het normale papier uit de lade te halen wanneer je iets op ander papier wilt printen.
Automatisch dubbelzijdig printen
Voor een zakelijke printer is automatisch dubbelzijdig printen bijna altijd een nuttige functie.
Je bespaart papier en documenten worden dunner. Bij rapporten en andere langere documenten kan dat behoorlijk schelen.
Daarnaast hoef je niet steeds bij de printer te staan om vellen om te draaien.
Bij grote hoeveelheden papier is dubbelzijdig printen daardoor niet alleen een milieukeuze, maar ook een praktische manier om het dagelijkse werk eenvoudiger te maken.
Scannen en kopiëren op kantoor
Niet ieder bedrijf heeft een aparte scanner of kopieerapparaat nodig.
Een multifunctionele printer kan printen, scannen en kopiëren in één apparaat. Voor een klein of middelgroot kantoor kan dat een aantrekkelijke oplossing zijn.
Maar koop niet automatisch een multifunctionele printer alleen omdat deze meer functies heeft.
Als er al een uitstekende scanner en kopieermachine aanwezig zijn, kan een snelle printer zonder die extra functies juist een betere keuze zijn.
Een printer als zelfstandig kopieerapparaat
Een goede multifunctionele printer moet zelfstandig kunnen kopiëren. Je wilt niet eerst een computer aanzetten en een programma openen om een simpel document te kopiëren.
Voor regelmatig kopieerwerk is dat een belangrijke praktische eigenschap.
Automatische documentinvoer en dubbelzijdig scannen
Wie veel scant of kopieert, doet er goed aan extra aandacht te besteden aan de automatische documentinvoer, ook wel ADF genoemd.
Je kunt daarmee meerdere vellen tegelijk invoeren. Dat is veel prettiger dan ieder vel afzonderlijk op de glasplaat leggen.
Voor een kantoor waar regelmatig contracten, rapporten of administratieve documenten worden gedigitaliseerd, kan een goede ADF een enorme tijdsbesparing opleveren.
Dubbelzijdig scannen
Let hierbij op een belangrijk detail.
Automatisch dubbelzijdig printen betekent niet automatisch dat de printer ook dubbelzijdig kan scannen.
Als je regelmatig documenten scant die aan beide kanten bedrukt zijn, heb je een scanner nodig die beide zijden automatisch kan verwerken.
Dat is vooral interessant voor bedrijven die veel papier naar een digitale administratie omzetten.
Netwerkprinter voor meerdere gebruikers
Een zakelijke printer wordt meestal niet door één persoon gebruikt.
De printer moet daarom goed passen binnen het netwerk van het bedrijf.
Bij meerdere gebruikers zijn netwerkfuncties belangrijker dan wanneer één computer rechtstreeks met de printer verbonden is.
Een vaste netwerkverbinding kan op een kantoor interessant zijn vanwege de betrouwbaarheid. Draadloos printen kan handig zijn wanneer de printer flexibel geplaatst moet worden of wanneer medewerkers ook vanaf mobiele apparaten printen.
Welke verbinding het beste is, hangt af van de inrichting van het kantoor.
Niet iedere medewerker hoeft alles te kunnen
Bij een groter bedrijf kan het bovendien interessant zijn om rechten en toegangsfuncties te gebruiken.
Niet ieder document hoeft voor iedere medewerker beschikbaar te zijn en vertrouwelijke printopdrachten wil je liever niet onbeheerd in een uitvoerlade laten liggen.
Dat brengt ons bij een aspect dat in oudere printeradviezen vaak onderbelicht blijft: beveiliging.
Printerbeveiliging op kantoor
Een zakelijke printer is tegenwoordig eigenlijk een netwerkapparaat. Daardoor verdient hij dezelfde aandacht als andere apparaten die met het bedrijfsnetwerk zijn verbonden.
Vooral multifunctionele printers kunnen vertrouwelijke documenten verwerken en soms ook documenten opslaan of opdrachten tijdelijk bewaren.
Bij een bedrijf waar met persoonsgegevens, financiële gegevens of andere vertrouwelijke informatie wordt gewerkt, zijn beveiligingsfuncties daarom geen overbodige luxe.
Denk aan gebruikersauthenticatie, beveiligd printen, toegangsbeheer en de mogelijkheid om de software van de printer actueel te houden.
Voor een klein kantoor is niet iedere beveiligingsfunctie noodzakelijk. Maar zodra meerdere medewerkers de printer gebruiken of gevoelige informatie wordt verwerkt, wordt dit een stuk belangrijker.
A3 printen op kantoor
De meeste zakelijke printers zijn bedoeld voor A4.
Dat is voor het overgrote deel van het kantoorwerk voldoende. Heb je regelmatig A3 nodig, dan moet je daar bij de aanschaf expliciet op letten.
Een A3-printer kan ook A4 afdrukken, maar is meestal groter dan een standaard kantoorprinter. Daardoor neemt hij meer ruimte in en zijn de aanschafkosten doorgaans hoger.
Koop dus geen A3-printer omdat het misschien ooit handig kan zijn. Als je maar een paar keer per jaar A3 nodig hebt, kan uitbesteden praktischer en goedkoper zijn.
Onderhoud en betrouwbaarheid
Een zakelijke printer moet vooral betrouwbaar zijn. Een printer die tijdens een belangrijke deadline regelmatig papierstoringen veroorzaakt, kan meer kosten dan alleen een paar velletjes papier.
Gebruik goed papier en bewaar dit droog. Zorg dat de printer niet voortdurend in een stoffige of vochtige omgeving staat.
Laat onderhoud uitvoeren volgens de voorschriften van de fabrikant wanneer dat nodig is.
Bij intensief gebruik is het bovendien verstandig om te kijken naar de aanbevolen maximale en gemiddelde maandelijkse belasting van een printer. De maximale belasting is geen doelgetal. Een printer die technisch een bepaald aantal pagina’s per maand kan verwerken, is niet bedoeld om voortdurend tegen die bovengrens te draaien.
Juist daar zit een belangrijk verschil tussen een printer voor incidenteel gebruik en een echte zakelijke printer.
Welke zakelijke printer past bij jouw bedrijf?
ZZP’er die veel print
Een ZZP’er met een hoog printvolume heeft vaak genoeg aan een goede zakelijke printer uit het midden van de markt.
Belangrijk zijn lage gebruikskosten, snelheid, betrouwbaarheid en eventueel een scanner met automatische documentinvoer.
Klein MKB-bedrijf
Bij een klein bedrijf worden netwerkfuncties belangrijker wanneer meerdere medewerkers dezelfde printer gebruiken.
Een multifunctionele kleurenprinter kan dan aantrekkelijk zijn als zowel printen, scannen als kopiëren regelmatig voorkomt.
Afdeling binnen een groter bedrijf
Bij een grotere afdeling spelen capaciteit, snelheid, beveiliging en beheer een grotere rol.
Ook een grotere papiercapaciteit en mogelijkheden om meerdere papierformaten te verwerken kunnen dan interessant worden.
Veel zwart-wit documenten
Print het bedrijf vooral administratie en tekst? Dan is een zwart-wit laserprinter vaak een logische keuze.
Je betaalt dan niet voor kleur die nauwelijks wordt gebruikt en kunt de printer volledig richten op snel en efficiënt documentwerk.
Veel kleurendocumenten
Bij veel rapporten, presentaties en ander kleurwerk is een kleurenprinter logischer.
Kijk hierbij niet alleen naar de kleurkwaliteit, maar ook naar de kosten per pagina. Een printer die mooie kleuren afdrukt maar erg duur is in gebruik, kan bij een hoog printvolume een dure keuze worden.
Bekende merken zakelijke printers
Er zijn verschillende bekende fabrikanten actief op de zakelijke printermarkt, waaronder HP, Canon, Brother, Epson, Xerox, Lexmark en Kyocera.
De ene fabrikant richt zich sterker op bepaalde segmenten dan de andere. Zo zijn er merken met een breed aanbod van compacte zakelijke printers, maar ook fabrikanten die vooral bekend zijn met grote multifunctionele systemen voor kantoren.
Toch zou ik het merk niet als uitgangspunt nemen.
Het is belangrijker om eerst te bepalen hoeveel je print, of je kleur nodig hebt, of je wilt scannen en kopiëren en hoeveel mensen de printer gebruiken.
Pas daarna kun je binnen het aanbod van verschillende merken vergelijken.
Een bekende naam is namelijk geen garantie dat een specifieke printer goed bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen over kantoorprinters
Wat is de beste printer voor een kantoor?
Dat hangt af van de grootte van het kantoor en het printvolume. Voor veel tekst en grote printvolumes is een zakelijke laserprinter vaak interessant. Voor veel kleur kan een zakelijke inkjet- of kleurenlaserprinter beter passen.
Wat is belangrijker: snelheid of printkosten?
Bij een laag printvolume zijn de kosten per pagina minder belangrijk. Bij duizenden of tienduizenden pagina’s per jaar kunnen de gebruikskosten juist een veel groter deel van de totale kosten vormen.
Bij meerdere gebruikers wordt snelheid daarnaast belangrijker, omdat mensen op elkaar kunnen wachten.
Is een all-in-one printer geschikt voor een bedrijf?
Ja, zeker voor kleinere bedrijven. Met één apparaat kun je printen, scannen en kopiëren.
Voor een groter kantoor kan een aparte printer en scanner of een uitgebreider multifunctioneel systeem juist logischer zijn.
Is een laserprinter beter voor kantoor?
Niet altijd. Laserprinters zijn sterk in snel en veel tekst printen, maar zakelijke inkjetprinters kunnen eveneens interessant zijn, vooral bij veel kleur en bepaalde printvolumes.
Hoeveel pagina’s moet een zakelijke printer kunnen printen?
Er is geen universeel aantal. Kijk naar je gemiddelde printvolume en zorg ervoor dat de printer daar comfortabel boven zit.
Gebruik de maximale maandbelasting niet als doel. Een printer die voortdurend tegen zijn maximale capaciteit moet werken, is waarschijnlijk te licht voor jouw bedrijf.
Is automatisch dubbelzijdig printen belangrijk?
Voor de meeste kantoren wel. Het bespaart papier en maakt het printen van langere documenten veel gemakkelijker.
Heb ik dubbelzijdig scannen nodig?
Alleen als je regelmatig dubbelzijdige documenten scant. Voor bedrijven die veel papieren administratie digitaliseren, kan deze functie echter veel tijd besparen.
Is een kleurenprinter op kantoor nodig?
Niet per se. Als vrijwel alles zwart-wit wordt geprint, kan een zwart-witprinter een uitstekende keuze zijn.
Als kleur onderdeel is van rapporten, presentaties of andere documenten, is een kleurenprinter wel handig.
Is A3 belangrijk voor een kantoorprinter?
Alleen als je regelmatig A3-documenten afdrukt. Voor de meeste kantoren is A4 voldoende.
Conclusie: de beste kantoorprinter kiezen
De beste zakelijke printer is niet automatisch de duurste, snelste of meest uitgebreide printer.
Begin bij de manier waarop de printer in het bedrijf gebruikt gaat worden. Hoeveel pagina’s worden er ongeveer per maand geprint? Hoeveel mensen gebruiken het apparaat? Is kleur belangrijk? Moet er veel worden gescand en gekopieerd? En worden er vertrouwelijke documenten verwerkt?
Voor veel tekst en hoge printvolumes is een laserprinter vaak een logische keuze. Bij veel kleur kan een zakelijke inkjet of kleurenlaserprinter interessanter zijn. Een multifunctionele printer is vooral praktisch wanneer printen, scannen en kopiëren op dezelfde plek moeten gebeuren.
Kijk vervolgens naar de kosten over meerdere jaren. Een lage aanschafprijs zegt weinig als toner of inkt duur is. Andersom kan een duurdere printer juist voordeliger uitpakken wanneer de gebruikskosten laag zijn en het apparaat jarenlang betrouwbaar blijft werken.
En onderschat de kleine dingen niet. Een goede automatische documentinvoer, een ruime papierlade, automatisch dubbelzijdig printen en een betrouwbare netwerkverbinding lijken misschien bijzaken, maar juist die functies bepalen vaak hoe prettig een printer op een drukke werkdag is.
Voor een bedrijf is de beste printer uiteindelijk de printer die het werk niet in de weg zit. Hij moet gewoon klaarstaan wanneer iemand iets nodig heeft, de opdracht snel verwerken en zonder onnodig gedoe zijn werk doen. Dat is misschien minder spectaculair dan een lange lijst met functies, maar in een kantoor is het precies wat telt.
Geef een reactie