Een printer voor een thuiskantoor is net even iets anders dan een gewone printer voor thuis. Wie als thuiswerker of ZZP’er werkt, wil meestal geen enorme kantoorprinter naast het bureau hebben staan. Maar een goedkope consumentenprinter die af en toe een paar pagina’s print, kan juist weer snel tegen zijn grenzen aanlopen.
Voor een thuiskantoor zoek je eigenlijk de gulden middenweg: een printer die betrouwbaar genoeg is voor regelmatig zakelijk gebruik, maar niet groter, ingewikkelder of duurder is dan nodig.
In deze koopgids kijken we daarom specifiek naar printers voor een thuiskantoor. Welke eigenschappen zijn belangrijk als je vanuit huis werkt? Wanneer is een laserprinter interessant en wanneer juist een inkjet? Waarom is automatisch dubbelzijdig printen zo handig? En welke scanfunctie heb je nodig als je regelmatig documenten moet digitaliseren?
Het gaat hierbij niet om de beste printer voor ieder huishouden, maar om een printer die past bij een thuiswerker, ZZP’er of kleine ondernemer.
Inhoud van dit artikel
- Wat maakt een printer geschikt voor een thuiskantoor?
- Laserprinter of inkjetprinter voor een ZZP’er?
- Waarom een all-in-one printer vaak de beste keuze is
- Snelheid: wanneer wordt die belangrijk?
- Automatische documentinvoer voor je thuiskantoor
- Dubbelzijdig printen en scannen
- Printkosten bij zakelijk gebruik
- Hoeveel printcapaciteit heb je nodig?
- Printer aansluiten op je werkplek
- Veilig printen vanuit huis
- Onderhoud en betrouwbaarheid
- Welke printer past bij jouw manier van werken?
- Veelgestelde vragen over een printer voor het thuiskantoor
- Conclusie
Wat maakt een printer geschikt voor een thuiskantoor?
Het belangrijkste verschil met een gewone thuisprinter is de hoeveelheid en het soort werk.
Een thuiswerker print misschien contracten, rapporten, facturen, offertes, retourformulieren en andere zakelijke documenten. Soms moeten die documenten ook worden gescand of gekopieerd.
De printer moet daarom niet alleen mooie afdrukken maken. Hij moet vooral prettig werken wanneer je hem regelmatig nodig hebt.
Voor een thuiskantoor zijn betrouwbaarheid, snelheid, printkosten en scanmogelijkheden vaak belangrijker dan allerlei extra functies die je nauwelijks gebruikt.
Ook het formaat telt mee. Een printer voor een thuiskantoor staat vaak gewoon in dezelfde ruimte als je bureau. Een apparaat dat veel groter is dan nodig, neemt dan onnodig werkruimte in.
Tip: Gebruik de onderstaande keuzehulp om via wat vinkjes je beste printer te vinden.
Laserprinter of inkjetprinter voor een ZZP’er?
Is jouw beste printer een laser of een inkjet? Dit is een van de eerste keuzes die je moet maken.
Vroeger was de verdeling vrij simpel: inkjet voor thuis en foto’s, laser voor kantoren. Tegenwoordig ligt dat genuanceerder. Zowel inkjet- als laserprinters zijn geschikt voor zakelijk gebruik thuis.
Wanneer is een laserprinter interessant?
Een laserprinter is vooral aantrekkelijk als je veel documenten met tekst afdrukt.
Denk aan offertes, facturen, administratie, contracten en rapporten. De printer is gemaakt voor regelmatig documentwerk en kan grote hoeveelheden tekst snel verwerken.
Een bijkomend voordeel is dat toner niet opdroogt zoals vloeibare inkt. Dat is handig als je printer niet iedere dag wordt gebruikt.
Voor een ZZP’er die voornamelijk zwart-wit print, kan een zwart-wit laserprinter daarom een heel praktische keuze zijn.
Wanneer is een inkjetprinter interessant?
Een inkjetprinter is veelzijdiger als je naast tekst ook regelmatig kleur gebruikt.
Denk aan presentaties, grafieken, promotiemateriaal, afbeeldingen of foto’s. Een inkjet kan dit soort afdrukken doorgaans goed verwerken.
Er bestaan bovendien inkjetprinters met navulbare inkttanks. Die kunnen interessant zijn wanneer je relatief veel in kleur print en de kosten per afdruk belangrijk zijn.
Kijk naar wat je werkelijk print
De vraag is dus niet welke techniek beter is.
Vraag jezelf liever af: wat komt er bij mij uit de printer?
Is dat bijna altijd een zwart-wit document? Dan heeft een laserprinter een duidelijke logica.
Print je regelmatig documenten met kleur en afbeeldingen? Dan is een inkjetprinter mogelijk interessanter.
Waarom een all-in-one printer vaak de beste keuze is
Voor een thuiskantoor is een all-in-one printer vaak bijzonder praktisch.
Met één apparaat kun je printen, scannen en kopiëren. Daarmee kun je bijvoorbeeld een ondertekend contract digitaliseren, een document kopiëren of een papieren factuur archiveren.
Je hebt daardoor geen aparte scanner nodig en ook een los kopieerapparaat is overbodig.
Vooral voor een ZZP’er kan dat handig zijn. Je werkplek blijft overzichtelijk en je hoeft voor eenvoudige administratieve handelingen niet naar een andere ruimte of een kopieerwinkel.
Zelfstandig kopiëren
Een goede all-in-one printer moet voor eenvoudige kopieën zelfstandig kunnen werken. Je legt het origineel op de glasplaat of in de automatische documentinvoer, kiest de gewenste kopieerfunctie en start de opdracht.
Daar heb je geen computer voor nodig.
Dat lijkt misschien een detail, maar als je regelmatig documenten kopieert, is het een functie die je snel gaat waarderen.
Snelheid: wanneer wordt die belangrijk?
Voor iemand die één keer per week een document print, maakt de printsnelheid nauwelijks verschil.
Voor een thuiswerker die dagelijks tientallen pagina’s afdrukt, wordt dat anders.
Je wilt niet iedere keer minutenlang wachten wanneer je een rapport moet printen. Vooral wanneer je meerdere exemplaren van een document nodig hebt, kan een hogere snelheid behoorlijk wat tijd schelen.
Toch zou ik snelheid niet als eerste aankoopcriterium gebruiken. Een printer die iets langzamer is maar goedkoper print en prettiger scant, kan voor een thuiskantoor een betere keuze zijn.
Kijk dus naar het totaalplaatje.
Automatische documentinvoer voor je thuiskantoor
Een automatische documentinvoer, vaak ADF genoemd, is voor veel thuiswerkers een van de nuttigste functies.
Zonder ADF moet je ieder vel dat je wilt scannen of kopiëren afzonderlijk op de glasplaat leggen.
Met een ADF leg je een stapel documenten in de invoer. De printer verwerkt ze vervolgens achter elkaar.
Dat is vooral handig bij bijvoorbeeld:
- contracten;
- administratie;
- facturen;
- meerpagina’s tellende rapporten;
- documenten die je moet digitaliseren.
Je merkt pas hoeveel tijd dit scheelt wanneer je regelmatig met stapels papier werkt.
Hoe groot moet de documentinvoer zijn?
Ook hier geldt: groter is niet automatisch beter.
Als je meestal documenten van vijf pagina’s verwerkt, heb je weinig aan een enorme invoerlade. Werk je regelmatig met langere documenten, dan wordt de capaciteit vanzelf belangrijker.
Kijk daarom naar je normale werkdag in plaats van naar het grootste document dat je misschien één keer per jaar moet scannen.
Dubbelzijdig printen en scannen
Voor zakelijk gebruik is automatisch dubbelzijdig printen een functie die ik zeker zou meenemen in de keuze.
Rapporten, contracten en andere documenten worden daarmee aan beide kanten van het papier afgedrukt. Dat scheelt papier en maakt een stapel documenten kleiner.
Het voorkomt bovendien dat je zelf steeds papier moet omdraaien.
Dubbelzijdig scannen is iets anders
Let op: automatisch dubbelzijdig printen betekent niet automatisch dat de printer ook dubbelzijdig kan scannen.
Dat zijn twee afzonderlijke functies.
Wie regelmatig dubbelzijdige documenten scant, heeft daarom baat bij een printer die ook beide kanten van een vel automatisch kan verwerken.
Dat kan bij grotere hoeveelheden behoorlijk wat handwerk schelen.
Printkosten bij zakelijk gebruik
Voor een ZZP’er zijn printkosten misschien nog belangrijker dan voor een gemiddeld huishouden.
Een paar cent verschil per afdruk lijkt onbelangrijk, maar bij honderden of duizenden pagina’s per jaar loopt het bedrag op.
Kijk daarom niet alleen naar de aanschafprijs van de printer. Bekijk ook wat toner of inkt kost en hoeveel pagina’s je daar ongeveer mee kunt afdrukken.
De goedkoopste printer is niet altijd de goedkoopste keuze
Een goedkope printer kan aantrekkelijk zijn als je hem in de winkel ziet staan.
Maar als de verbruiksmaterialen duur zijn, kan de printer op langere termijn een stuk minder aantrekkelijk worden.
Andersom hoeft een duurdere printer niet automatisch duurder te zijn. Als je er veel goedkoper mee kunt printen, kan de hogere aanschafprijs zich na verloop van tijd terugverdienen.
Voor een thuiskantoor is daarom vooral het totale kostenplaatje interessant.
Bedenk hoeveel je echt print
Probeer voordat je een printer koopt een redelijke schatting te maken van je jaarlijkse printvolume.
Dat hoeft niet exact. Een verschil tussen honderd en duizend pagina’s per jaar is veel belangrijker dan het verschil tussen bijvoorbeeld 850 en 900 pagina’s.
Bij een laag printvolume zijn aanschafprijs en gebruiksgemak relatief belangrijk.
Bij een hoog printvolume worden kosten per pagina, snelheid en papiercapaciteit steeds belangrijker.
Hoeveel printcapaciteit heb je nodig?
Een printer die bedoeld is voor een groot kantoor hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een thuiskantoor.
Je hebt waarschijnlijk geen enorme papierlade nodig als je slechts enkele tientallen pagina’s per week print.
Andersom is een kleine papierlade vervelend als je iedere dag grote hoeveelheden documenten afdrukt.
Ook hier is de beste keuze dus afhankelijk van je werkritme.
Een goede printer voor een thuiskantoor moet voldoende capaciteit hebben om je normale werk aan te kunnen zonder dat je voortdurend papier of toner moet vervangen.
Printer aansluiten op je werkplek
Een zakelijke printer in een thuiskantoor moet natuurlijk gemakkelijk met je computer kunnen samenwerken.
Draadloos printen is daarbij handig als de printer niet direct naast je computer staat of als je meerdere apparaten gebruikt.
Een vaste netwerkverbinding kan juist interessant zijn wanneer betrouwbaarheid vooropstaat en je printer op een vaste plek staat.
Voor de meeste ZZP’ers is het vooral belangrijk dat printen vanaf de apparaten die je daadwerkelijk gebruikt eenvoudig werkt.
Een printer kan technisch allerlei mogelijkheden hebben, maar als het iedere keer zoeken is naar de juiste verbinding, wordt het al snel irritant.
Veilig printen vanuit huis
Bij een printer voor een thuiskantoor denk je misschien niet meteen aan beveiliging. Toch kan dat bij zakelijk gebruik wel degelijk belangrijk zijn.
Een printer verwerkt soms vertrouwelijke informatie: klantgegevens, offertes, contracten, facturen of financiële documenten.
Zet een zakelijke printer daarom niet zomaar open voor iedereen op je netwerk en houd de software en firmware van het apparaat bijgewerkt wanneer de fabrikant daar updates voor beschikbaar stelt.
Ook fysiek is het verstandig om na te denken over waar de printer staat. Een document met gevoelige informatie wil je niet urenlang in de uitvoerlade laten liggen als andere mensen toegang tot de ruimte hebben.
Bij een gedeelde werkplek kunnen functies zoals beveiligd printen of een persoonlijke afdrukcode daarom nuttig zijn, afhankelijk van de printer en je werksituatie.
Voor een ZZP’er die alleen thuis werkt, is dat meestal minder belangrijk.
Onderhoud en betrouwbaarheid
Een printer voor een thuiskantoor moet vooral betrouwbaar zijn. Je wilt niet midden in een belangrijke deadline ontdekken dat de printer een storing heeft.
Goed onderhoud begint eigenlijk al met de plaats waar je de printer neerzet.
Vermijd veel stof, vocht en extreme warmte. Gebruik geschikt en droog papier en laat de printer niet onnodig vol met losse papiersnippers en stof komen.
Een inkjetprinter heeft daarnaast andere aandachtspunten dan een laserprinter. Wie maar heel af en toe print, kan bij een inkjetprinter bijvoorbeeld te maken krijgen met opgedroogde inkt.
Dat is een reden om bij heel onregelmatig gebruik ook een laserprinter te overwegen.
Onderhoud is vooral voorkomen
De meeste printers hebben geen uitgebreid onderhoud nodig.
Het belangrijkste is eigenlijk om problemen te voorkomen: goed papier gebruiken, storingen niet forceren en de printer op de juiste manier uitschakelen.
Wanneer de printer zelf een onderhouds- of reinigingsprogramma heeft, gebruik dat dan wanneer het nodig is. Ga niet zelf onderdelen demonteren omdat een afdruk een keer minder mooi is.
Welke printer past bij jouw manier van werken?
Er is geen standaardprinter voor iedere ZZP’er.
Een tekstschrijver die vrijwel uitsluitend documenten afdrukt, heeft andere eisen dan een grafisch ontwerper.
Een administratiekantoor heeft weer meer aan een betrouwbare documentinvoer en snelle scanner dan aan uitstekende fotokwaliteit.
Je kunt daarom het beste beginnen bij je eigen werkzaamheden.
Je print vooral tekst
Dan zijn scherpe tekstafdrukken, snelheid, lage kosten en betrouwbaarheid belangrijk.
Een laserprinter kan hierbij een logische keuze zijn.
Je print tekst én veel kleur
Dan is een kleureninkjetprinter vaak interessanter. Zeker als afbeeldingen en presentaties onderdeel zijn van je werk.
Je scant veel documenten
Kijk dan vooral naar de scanner en automatische documentinvoer. Een uitstekende printer met een matige scanworkflow is voor jou misschien helemaal niet de beste keuze.
Je print weinig maar wilt wel kunnen kopiëren
Dan is een eenvoudige all-in-one printer vaak voldoende. Je hoeft in dat geval niet te betalen voor een zwaar zakelijk apparaat dat je capaciteit nauwelijks gebruikt.
Veelgestelde vragen over een printer voor het thuiskantoor
Wat is de beste printer voor een thuiskantoor?
Dat hangt af van het werk dat je doet. Voor veel tekst en regelmatig printwerk kan een laserprinter interessant zijn. Voor veel kleur en afbeeldingen is een inkjetprinter vaak veelzijdiger.
Een all-in-one printer is voor veel thuiswerkers praktisch omdat je daarmee ook kunt scannen en kopiëren.
Is een laserprinter beter voor een ZZP’er?
Niet automatisch. Een laserprinter is vooral aantrekkelijk wanneer je veel documenten afdrukt. Wie veel kleur of foto’s gebruikt, kan beter naar een inkjetprinter kijken.
Welke printer is geschikt voor thuiswerken?
Een geschikte printer voor thuiswerken moet vooral betrouwbaar zijn en passen bij de hoeveelheid die je print.
Voor veel thuiswerkers zijn automatisch dubbelzijdig printen, een goede scanner en een automatische documentinvoer nuttige functies.
Heb ik als ZZP’er een all-in-one printer nodig?
Niet verplicht, maar vaak wel handig. Met een all-in-one printer kun je documenten scannen en kopiëren zonder aparte apparaten.
Voor veel ZZP’ers is dat voldoende om de meeste dagelijkse administratieve print- en scantaken uit te voeren.
Is dubbelzijdig printen belangrijk voor een thuiskantoor?
Ja, vooral wanneer je regelmatig langere documenten print. Je bespaart papier en hoeft de vellen niet zelf om te draaien.
Heb ik dubbelzijdig scannen nodig?
Alleen als je regelmatig dubbelzijdige documenten scant. Als vrijwel al je documenten enkelzijdig zijn, is deze functie minder belangrijk.
Wat is belangrijker: printsnelheid of lage printkosten?
Dat hangt af van hoeveel je print. Bij weinig printwerk merk je een verschil in snelheid nauwelijks. Bij dagelijks en omvangrijk printwerk kan snelheid wel tijd besparen.
Lage printkosten worden vooral belangrijk wanneer het jaarlijkse printvolume hoger wordt.
Is een goedkope printer geschikt voor een ZZP’er?
Dat kan, zolang het printvolume laag is en de printer voldoende mogelijkheden biedt.
Voor intensiever zakelijk gebruik kan een iets duurder apparaat uiteindelijk een betere keuze zijn als het betrouwbaarder is en lagere kosten per pagina heeft.
Conclusie: de beste printer voor een thuiskantoor
Een goede printer voor een thuiskantoor hoeft geen grote zakelijke machine te zijn. Voor de meeste thuiswerkers en ZZP’ers is juist een compacte printer met zakelijke eigenschappen de interessantste oplossing.
Kijk vooral naar je eigen werkzaamheden. Print je voornamelijk facturen, contracten en andere tekstdocumenten, dan kan een laserprinter uitstekend passen. Gebruik je veel kleur, dan is een inkjetprinter vaak veelzijdiger.
Een all-in-one printer is voor veel ZZP’ers de meest praktische keuze. Je kunt er niet alleen mee printen, maar ook scannen en kopiëren. Een automatische documentinvoer wordt interessant zodra je regelmatig meerdere pagina’s verwerkt, terwijl automatisch dubbelzijdig printen vooral bij langere documenten veel papier en handwerk bespaart.
Vergeet ten slotte de kosten niet. Bij zakelijk gebruik tellen niet alleen de aanschafprijs, maar vooral de kosten van inkt of toner over meerdere jaren mee.
De beste printer voor een thuiskantoor is uiteindelijk de printer die aansluit op je werk. Niet de printer met de meeste functies, maar het apparaat waarmee je je dagelijkse documenten snel, betrouwbaar en tegen redelijke kosten kunt verwerken. Dat is voor een ZZP’er vaak veel waardevoller dan een printer die op papier indrukwekkender is, maar functies heeft waar je in de praktijk nauwelijks iets aan hebt.
Geef een reactie